La convention d’entreprise est un rendez-vous important de la communication interne. Elle permet de réunir les collaborateurs, de partager les orientations de l’entreprise et de renforcer la cohésion des équipes. Pour atteindre ces objectifs, une préparation en amont est indispensable.
1. Définir les objectifs et le message clé
Avant toute chose, il convient d’identifier la finalité de la convention. L’entreprise souhaite-t-elle lancer un nouveau projet, présenter ses résultats, former ses équipes ou communiquer autour d’une stratégie RSE (responsabilité sociétale des entreprises) ?
Lors de l’organisation d’une convention, le message clé doit guider l’ensemble des contenus, du déroulé aux prises de parole. La « Journée Cat » réalisée pour l’Institut de France illustre cette approche. Repensée par All-Ova, elle a réuni 350 participants au 3 Mazarium : élus, experts, ONG et médias autour de solutions concrètes de prévention, dans un format interactif favorisant les échanges. (1)
2. Définir le budget et le nombre de participants
Le budget est établi en fonction des prestations retenues et du nombre de participants attendus. Il couvre notamment :
- la location du lieu ;
- les prestations techniques ;
- la restauration ;
- les animations ;
- les intervenants ;
- la communication.
L’organisation d’une convention d’entreprise peut réunir une cinquantaine de collaborateurs ou plusieurs centaines. Ce volume conditionne le choix des espaces, des équipements et de la logistique.
3. Choisir la date et le lieu
La date est généralement fixée plusieurs mois à l’avance afin de faciliter les réservations et la disponibilité des équipes. Une fois celle-ci arrêtée, la communication interne peut commencer avec un « save the date », puis les invitations.
Le choix du lieu participe également à l’expérience des participants. Un amphithéâtre répond aux besoins d’une séance plénière. Les espaces modulables favorisent les ateliers et les échanges. Un lieu emblématique peut aussi renforcer l’impact de l’événement.
4. Construire le programme
Le programme donne son rythme à la convention. Il peut associer plusieurs formats :
- des conférences ;
- des tables rondes ;
- des ateliers collaboratifs ;
- des témoignages ;
- des temps d’échange informels.
La convention organisée par All-Ova pour l’Institut de France montre qu’un format interactif dynamise les échanges entre les différents publics présents et contribue à rendre les enjeux de prévention plus accessibles (1).
5. Communiquer et coordonner le jour J
La réussite d’une convention repose aussi sur la préparation de la communication interne et sur une coordination rigoureuse le jour de l’événement. L’accueil des participants, la régie technique, la coordination des prestataires et le respect du déroulé demandent une organisation précise.
Une feuille de route claire, partagée avec l’ensemble des intervenants et des prestataires, facilite le bon déroulement de la journée. Une agence spécialisée dans l’organisation de conventions comme All-Ova peut accompagner l’entreprise de la préparation jusqu’à la réalisation de l’événement.
L’essentiel à retenir
Une convention d’entreprise marque les esprits lorsqu’elle est pensée comme un ensemble cohérent. Des objectifs initiaux à la coordination du jour J, en passant par le budget, le choix du lieu et le programme, chaque étape contribue à fédérer les participants autour d’un objectif commun.
(1) All-Ova, « 16ème journée – Institut de France »
https://all-ova.com/realisation/16eme-journee-institut-de-france/
