Il n’y a pas si longtemps, l’utilisation d’internet sur le lieu de travail s’avérait rare. Peu d’employés avaient besoin de se connecter pour faire leur travail, tandis que les autres pouvaient utiliser les applications et ressources internes. Cependant, ces dernières années, il est devenu de plus en plus courant que tous les employés de l’entreprise bénéficient d’un certain degré d’accès à internet. Avec ce changement est apparu un besoin indéniable pour les entreprises de définir des politiques cadrant l’utilisation d’internet dans le cadre professionnel.
La politique d’internet, élément essentiel de la stratégie d’entreprise
Posséder une politique internet est aussi essentiel que d’avoir une politique d’entreprise pour régir les codes vestimentaires, les congés maladie et les actions disciplinaires. Le fait qu’internet soit accessible depuis le bureau de vos employés signifie que la probabilité est élevée qu’un ou plusieurs employés abusent de ce privilège. Voici quelques suggestions pour vous aider à élaborer une politique Internet viable.
Evaluez les besoins de vos employés
Commencez par évaluer les besoins de vos employés en matière d’utilisation d’internet. Qui a besoin d’internet pour son travail ? Il peut être utile d’utiliser un outil pour surveiller la navigation et obtenir une image claire des sites les plus fréquemment visités. Déterminez le niveau d’utilisation personnelle acceptable. La plupart des entreprises ne voient pas d’inconvénient à ce que leurs employés accèdent à un compte de messagerie personnel pendant quelques minutes ou écoutent de la musique pendant qu’ils travaillent. Cependant, il n’est certainement pas bon de laisser les employés passer des heures chaque jour à utiliser les réseaux sociaux ou à regarder des vidéos. Envisagez la possibilité d’étendre votre politique internet aux ordinateurs extérieurs, en particulier si vous avez des employés qui font du télétravail de temps en temps. S’ils utilisent un ordinateur de l’entreprise à leur domicile, vous avez toujours le droit de leur imposer des restrictions quant à ce qu’ils peuvent faire.
Incluez les réseaux sociaux dans votre politique
Plusieurs affaires très médiatisées ont révélé les dégâts que peuvent causer des publications irréfléchies sur les réseaux sociaux aux individus et aux entreprises qui les emploient. Lorsqu’un employé indique son lieu de travail sur un profil, il peut finir par vous causer de réels problèmes s’il publie quelque chose d’inapproprié. Expliquez clairement ce que vous considérez comme correct et acceptable.
Annoncez votre intention
Annoncez que vous avez l’intention de mettre en place une politique internet officielle et sollicitez les commentaires de la direction et des employés. Il est préférable de demander un retour d’information à ce stade, avant d’avoir formalisé votre politique, afin d’avoir une idée des problèmes potentiels qui peuvent survenir. À l’aide de vos propres observations et des commentaires que vous avez reçus, rédigez une politique. Veillez à être précis, non seulement en ce qui concerne la nature de votre politique, mais aussi en ce qui concerne les conséquences de sa violation. Vous devez inclure une liste d’interdits, notamment :
- l’utilisation d’un ordinateur de l’entreprise pour effectuer un travail extérieur ou gérer une entreprise extérieure ;
- la publication de tout contenu inapproprié en ligne ;
- le non-respect des limites de temps en termes d’utilisation des réseaux sociaux ou d’autres utilisations personnelles ;
Présentez la nouvelle politique
Présentez la nouvelle politique aux employés, à la fois verbalement et par écrit. Il est essentiel d’expliquer la politique et de la parcourir avec les employés afin d’être sûr qu’ils la comprennent et de pouvoir clarifier toute question ou tout malentendu. Chaque employé doit signer un document indiquant qu’il comprend et accepte la politique. La politique et les signatures serviront de base à toute mesure disciplinaire que vous devrez prendre à l’avenir. Prévoyez une période d’essai d’un à trois mois pendant laquelle vous continuez à observer l’utilisation d’internet.
Le suivi
Assurez un suivi auprès des responsables et des employés pour voir comment la politique fonctionne. Veillez à prendre les mesures disciplinaires appropriées si nécessaire. Il est impératif d’être à la fois ferme et cohérent lorsqu’il s’agit de faire appliquer votre politique.
Comme c’est le cas pour toute politique d’entreprise, votre politique internet doit être réactualisée régulièrement. Les descriptions de poste et les obligations changent tout le temps, et au fur et à mesure que de nouvelles applications deviennent disponibles, un employé qui n’avait guère besoin d’internet peut découvrir que son utilisation est essentielle pour faire son travail correctement. Il vous incombe de mettre en place une politique de bon sens, puis de la tenir à jour afin qu’elle fonctionne pour vos employés et vous.
