Gestion des données : 3 astuces pour optimiser vos reportings

Sommaire

 

Le reporting consiste à faire un compte rendu des activités de votre entreprise. Il vous permet d’adapter votre prise de décision en fonction de l’avancement de votre projet. Qu’est-ce que le reporting ? Pourquoi est-ce important ? Comment optimiser un rapport ? Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.

 

Qu’est-ce que le reporting ?

 

Le reporting ou compte rendu est un outil de communication vous permettant de matérialiser vos données. Les informations sont collectées de manière périodique. Ensuite, elles sont analysées, structurées et présentées de façon simple, précise et claire. Le but est de faciliter la compréhension des données afin de générer des indicateurs de performances ou KPI. Le reporting peut se faire en interne ou par une agence data comme Yodata. Cette dernière vous accompagnera tout au long du processus (collecte, analyse, traitement et diffusion) tout en respectant les règles de l’utilisation des données personnelles.

 

Quelles informations mettre dans un reporting ?

 

De nombreuses informations peuvent être présentées dans un compte rendu comme :

  • les recettes et les dépenses de votre entreprise ;
  • le nombre de commandes effectuées ;
  • le nombre de produits vendus ;
  • l’avancement de votre projet ;
  • les économies réalisées, etc.

En fait, les données à mettre en avant varient en fonction du type de compte rendu à réaliser. À titre d’exemple, si vous faites un reporting en ressources humaines, vous devez indiquer des informations telles que le taux de turn-over, le nombre d’absences de chaque personnel, la mutuelle santé, les écarts de salaire, etc. Pour un reporting de communication, pensez à intégrer les informations suivantes : le nombre de clics sur votre site Internet, la manière dont les internautes ont atterri sur votre page Web, etc.

 

Qui peut faire un reporting ?

 

Toute entreprise, quelle que soit sa taille et son activité, peut faire un reporting. En fait, pour un meilleur résultat, chaque service doit en réaliser un. Dans ce contexte, le service commercial fait un compte rendu commercial, le service financier réalise un compte rendu financier, etc.

 

Quels sont les avantages du reporting ?

 

Le reporting est une activité indispensable au sein d’une entreprise. Ce processus vous permet de :

  • élaborer une stratégie efficace : il favorise la prise de décision basée sur les données et non sur l’instinct et les hypothèses. Ainsi, chaque chose que vous faites est étayée par des preuves bien solides ;
  • connaître les tendances du marché : cet aspect est très important si vous envisagez de lancer de nouveaux produits ou de faire des ajustements de stocks ;
  • déterminer le comportement des clients : le compte rendu vous permet d’évaluer la tactique marketing la plus efficace, la moyenne d’âge des personnes intéressées par votre offre, les canaux qui génèrent le plus de trafic vers votre site Internet, etc. ;
  • améliorer le service clientèle.

Comment optimiser un reporting ?

 

Voici 3 conseils pour vous aider à optimiser votre reporting :

 

Collectez des données pertinentes

Collecter et analyser les informations au fur et à mesure de l’avancement de votre activité est chronophage. La meilleure façon de procéder est d’automatiser les tâches en utilisant un outil spécifique. Il est à noter que vous devez simplement prendre des données utiles et pertinentes afin de ne pas submerger vos interlocuteurs d’informations qui ne les intéressent pas. 

 

Tenez compte de l’audience

Avant de réaliser votre compte  rendu, déterminez d’abord le public visé : le reporting est-il destiné à la direction ? Aux employés ? Aux fournisseurs ? Cela vous permet d’orienter votre rapport.

 

Ne lésinez pas sur la forme

La forme de votre présentation est également importante lorsque vous réalisez un reporting. Pour réussir ce dernier, la règle à suivre est simple, « un graphique correspond à un message ». N’hésitez pas à inclure des commentaires et des légendes. Utilisez également des couleurs pour faciliter la compréhension de votre travail.

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